Si alguna ocasión organizaste un convivio, sabes que no todo funciona Conforme el plan y tienes que confrontar varios desafíos. Esta norma establece que en el exterior debe verse tranquilo y en paz. Pero, de hecho, te encuentras remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, nadie debería enterarse de eso. Hasta el día de hoy, todavía pienso que esta es la norma más valiosa.

Organizar una evento no es una tarea sencilla. Pero puedo Reconocer 10 elementos importantes que debe tener en cuenta con el fin de que todo salga correcto.

1. Definir el objetivo y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico sobre este asunto. Formule su propósito lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar agradecimiento a los socios; ¿recaudar fondos para una proyecto u ofrecer placer estético a los huéspedes? El formato de la fiesta dependerá de la respuesta: su concepto, el tiempo y la duración, la distribución de roles en el interior del grupo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no estar atascado en los formatos tí­picos. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, fiestas en online, eventos al aire libre. Lo que cuenta es que su formato ayuda a obtener el fin del fiesta.

2. Preste suficiente consideración a la organización

El plan debe incluir logística, contenido y la promoción del evento. Cree un documento disponible para todo el equipo donde cada miembro pueda ver las tareas del otro y el panorama general. En primer lugar, prepare una lista de las tareas principales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de detalles posible en forma de pasos específicos que están obligados a completarse. Es importante designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para completar una tarea. A menudo se subestima y la preparación va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su presupuesto teniendo en cuenta acontecimientos imprevisibles

Mire la lista de tareas y las refleje en su estimado. También vale la pena pensar en una reserva en caso de condiciones imprevisibles.

4. El diablo está en el pormenor

Si desea impresionar gratamente a sus asistentes, analice en completamente hasta el más mínimo detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué música se reproducirá, si tiene un rincón fotográfico interesante, cómo se ven sus presentaciones y cómo su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, a lo largo de el registro, a los participantes se les puede sugerir la posibilidad de ir a una resumida clase magistral, jugar juegos o ver un video de experiencia.

Intenta maravillar a la concurrencia y produce el impacto wow, supera sus expectativas en las acciones más usuales. Esta situación es exactamente lo que produce la efecto de una fiesta.

5. Verifique el lugar y tenga un plan B

Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el momento más inesperado, puede pasar que el aire acondicionado no funcione adecuadamente en la sala, no huviese inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales problemas con anticipación.

6. Asignar responsabilidades

Es muy importante distribuir las tareas dentro de los miembros del grupo no solo en la fase de planificación sino incluso durante el evento. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más con el fin de saludar a los oradores, una persona distinta para el equipo, para el servicio de comidas, conexión con la prensa, etc. Cada persona precisa tener su zona, que él o ella debería ser responsable durante toda la duración del acontecimiento.

Entregue a cada integrante del equipo un documento con las responsabilidades asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un inconveniente concreto.

7. Cuéntale a tu audiencia sobre el convivio

Jamás subestime el tiempo requerido para la promoción exitosa de una convivio. El tipo de acontecimiento, su público objetivo, los recursos interiores y el capital determinan su enfoque de mercadeo. Al escoger a sus socios de medios, concéntrese en todos los que se dirigen a su audiencia. Es mejor tener ciertos socios, pero concretos, en lugar de hablar sobre la convivio para casi todos.

También es fundamental producir un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Cerciórese de que sea corto y que transmita con precisión la percepción del evento a su audiencia.

8. Preste consideración al servicio

Asegúrate de que tu plantilla siga la regla de la cara de pato. Sea amable con los asistentes, oradores y socios. Trata de solucionar sus inconvenientes o preguntas y cumplir con sus expectativas, también si te encuentras cansado y no todo funciona de acuerdo con lo planeado. Al final sonidos para fiestas baratos del día, lo que la grupo recuerda es cómo han sido tratados además la entorno, no lo que el orador estaba diciendo en el escenario.

9. Realiza una control final 24 horas previo al evento

Asegúrese de haber informado a los asistentes acerca de cómo asistir al lugar, invitó a todos los amigos importantes y preparó los elementos impresos, el material de audio y video. Verifique si todos entienden sus tareas y instrucciones, y si el espacio está preparado.


Asegúrese de imprimir el programa del acontecimiento, permita que cada elemento del equipo y voluntarios tenga una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto crucial para comunicarse entre sí en caso de una eventualidad.

10. Solicitar comentarios

Probablemente estés cansado y dichoso posteriormente del evento, pero será complicado para usted proporcionar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los participantes pueden llenar un formulario de evaluación impreso al final del evento o un formulario en internet cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen diversos aspectos del evento: logística, oradores, ubicaciones y el trabajo de los organizadores. Esta información lo favorecerá a evitar imprevistos en el futuro y a perfeccionar la categoría de sus sucesos. Si es posible, obtenga opiniones a través de las redes sociales o grabe las comentarios de videos al final de una evento. Esto será útil si su fiesta se realiza otra vez.

Cualquiera que sea el evento que organice, sea entusiasta y jamás tenga miedo a las sorpresas, ¡y su convivio será un triunfo!