Si alguna ocasión organizaste un fiesta, conoces que no todo funciona de acuerdo con el plan y tienes que enfrentar varios desafíos. Esta regla define que en el exterior debe verse tranquilo y en paz. Pero, de hecho, te encuentras remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, nadie debería enterarse de ello. Hasta el día de hoy, aún pienso que esta es la norma más valiosa.

Planear un acontecimiento no es una tarea fácil. Pero puedo identificar 10 puntos importantes que tiene que tener en consideración para que todo salga bien.

1. Definir el propósito y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena contar con un enfoque crítico sobre este tema. Formule su propósito lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar gratitud a los socios; ¿recaudar fondos para un causa u ofrecer gusto estético a los huéspedes? El formato de la evento dependerá de la respuesta: su concepto, el tiempo y la duración, la repartición de roles en el interior del equipo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no estar atascado en los formatos habituales. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, eventos en la web, fiestas al aire libre. Lo que cuenta es que su formato beneficia a conseguir el propósito del fiesta.

2. Preste suficiente atención a la planeación

El proyecto debe incluir logística, material y la promoción del convivio. Cree un documento disponible con el fin de que todo el grupo donde cada integrante pueda ver las tareas del otro y el panorama general. En primer lugar, prepare una listado de las tareas elementales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de detalles posible en forma de pasos específicos que están obligados a completarse. Es fundamental designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para completar una tarea. A menudo se subestima y la organización va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su capital teniendo en cuenta situaciones imprevisibles

Mire la lista de tareas y las refleje en su estimado. También vale la pena meditar en una reserva en caso de acontecimientos imprevisibles.

4. El diablo está en el pormenor

Si desea sorprender gratamente a sus invitados, piense en todo hasta el más mínimo detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué música se reproducirá, si cuenta con un rincón fotográfico atrayente, cómo se ven sus presentaciones y la forma en que su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, a lo largo de el registro, a los participantes se les puede brindar la alternativa de ir a una resumida clase magistral, jugar juegos o ver un video de experiencia.

Intenta asombrar a la gente y crea el impacto wow, supera sus expectativas en las cosas más generales. Esto es exactamente lo que produce la impresión de un evento.

5. Verifique el lugar y disponga de un plan B

Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el momento más inesperado, Pudiera ocurrir que el aire acondicionado no funcione de manera correcta en la sala, no existan inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales dificultades con anticipación.

6. Asignar instrucciones

Es muy significativo distribuir las tareas entre los miembros del equipo no solo en la etapa de premeditación sino también durante el convivio. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más con el fin de saludar a los oradores, una persona distinta para el equipo, para el paquete de comidas, comunicación con la prensa, etc. Cada persona necesita tener su zona, que él o ella debería ser responsable durante toda la duración del evento.

Entregue a cada integrante del grupo un documento con las instrucciones asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un problema específico.

7. Cuéntale a tu audiencia sobre el convivio

Jamás subestime el tiempo requerido para la promoción exitosa de un renta de audio para fiestas fiesta. El tipo de convivio, su público objetivo, los fondos internos y el presupuesto determinan su modo de ubicarse de mercadeo. Al escoger a sus socios de medios, concéntrese en aquellos que se dirigen a su audiencia. Es más conveniente tener diversos socios, pero específicos, en lugar de hablar referente a la evento para casi todos.

También es importante generar un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Asegúrese de que sea corto y que transmita con precisión la percepción del convivio a su audiencia.

8. Preste atención al servicio

Verifica de que tu equipo siga la regla de la cara de pato. Sea cordial con los participantes, oradores y socios. Trata de solucionar sus problemas o cuestiones y cumplir con sus expectativas, incluso si te sientes cansado y no todo funciona según lo planeado. Al final del día, lo que la concurrencia recuerda es cómo han sido tratados además la atmósfera, no lo que el orador se encontraba diciendo en el escenario.

9. Lleva a cabo un control final 24 horas previo del acontecimiento

Asegúrese de haber informado a los asistentes sobre cómo presentarse al lugar, invitó a todos los invitados significantes y preparó los materiales impresos, el material de audio y video. Verifique si todos entienden sus tareas e responsabilidades, y si el espacio está preparado.


Asegúrese de imprimir el programa del evento, permita que cada integrante del equipo y voluntarios disponga de una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto principal para comunicarse entre sí en caso de una eventualidad.

10. Solicitar comentarios

Es probable que estés cansado y feliz posterior del evento, pero será difícil para ti dar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los asistentes pueden completar un formulario de evaluación impreso al final la fiesta o un formulario en online cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen varios elementos del evento: logística, oradores, localidades y el trabajo de los organizadores. Esta información lo favorecerá a prevenir imprevistos en el futuro y a progresar la calidad de sus fiestas. Si es posible, obtenga sugerencias a través de las redes sociales o grabe las reseñas de videos al final de una evento. Esto será útil si su convivio se efectúa otra vez.

Cualquiera que sea el convivio que organice, sea animoso y jamás tenga miedo a las sorpresas, ¡y su convivio va a ser un triunfo!